Privacidade da KBSolutions

A aplicação KBGymFlow é fornecida pela KBSolutions, NIPC 518745759, com morada em Rua Eusébio Exposto, 17, 2.º Direito, Centro, 4720-078 Ferreiros, Amares, Braga. Para qualquer assunto de privacidade, o contacto é [email protected].

Há duas relações distintas, e confundi-las muda quem responde por quê:

• Os dados dos alunos — nome, contactos, treinos, avaliações, presenças, pagamentos — são tratados por nós por conta do ginásio. O responsável pelo tratamento é o ginásio: é ele que decide que dados recolhe e para quê, e é a ele que se dirige para exercer os seus direitos. Nós somos subcontratante, na acepção do artigo 28.º do RGPD, e actuamos segundo as instruções dele.
• Os dados de que somos responsáveis são outros, e poucos: as contas de quem trabalha nos ginásios nossos clientes, os contactos de quem nos procura para contratar o serviço, e os registos técnicos que a aplicação gera a funcionar. É sobre estes que o resto deste documento fala.

Os registos técnicos não são conservados por um prazo definido: ficam no servidor enquanto o serviço estiver a correr e desaparecem quando ele é actualizado, o que acontece a cada nova versão da aplicação. Não os cruzamos com contas nem os usamos para perfilar ninguém.

Isto é verificável e não é uma declaração de intenções: não existe, em nenhuma das aplicações, qualquer biblioteca de analítica, de publicidade, de medição de audiências ou de recolha de erros.

• Não há cookies de publicidade nem de análise de audiências.
• Não vendemos, alugamos nem cedemos dados a quem quer que seja.
• Não usamos os dados dos alunos de um ginásio para outra finalidade que não seja prestar-lhe o serviço — nem para treinar modelos, nem para estatísticas de produto.
• Não rastreamos a sua utilização entre aplicações nem entre sítios de terceiros.

Para funcionar, a aplicação apoia-se nos serviços abaixo. Os três primeiros tratam dados por nossa conta; os dois seguintes têm obrigações legais próprias e respondem por elas.

Sobre os dados bancários, vale a pena ser exacto porque é fácil supor o contrário: quando um aluno adere ao débito directo, o IBAN completo é entregue à EasyPay nesse momento e não é guardado por nós — do nosso lado ficam apenas os últimos quatro caracteres, para a pessoa reconhecer a conta, e a própria base de dados recusa guardar mais do que isso. As cobranças seguintes enviam só o valor.

Duas ligações a serviços nos Estados Unidos que convém declarar porque acontecem no seu equipamento e não no nosso: o painel de staff carrega tipos de letra da Google, e o ecrã de detalhe de um exercício carrega a imagem a partir de um repositório alojado pela Microsoft (GitHub). Em ambos os casos é o seu dispositivo a ligar-se a eles, o que lhes revela o endereço IP. Estamos a trabalhar para os servir a partir do nosso próprio domínio e eliminar essas ligações.

Enquanto o ginásio for nosso cliente, os dados dele ficam. Terminado o contrato, apagamo-los ou devolvemo-los conforme o que estiver acordado com ele — ver os termos para ginásios.

Três coisas que costumam ser confundidas e que preferimos dizer com clareza:

• Apagar uma ficha no painel não destrói os dados. Marca-a como apagada e tira-a das listas. É assim de propósito: um apagamento acidental tem de poder ser desfeito, e há obrigações de conservação que não dependem de nós.
• O prazo de histórico que cada ginásio pode definir esconde, não apaga. Passado esse prazo, os treinos e as avaliações antigas deixam de aparecer nas listas; alargar o prazo volta a mostrá-los.
• Só a anonimização destrói, e é irreversível. Limpa o nome, os contactos, o documento de identificação, o que foi escrito à mão sobre a pessoa, os ficheiros que ela entregou e a conta de acesso. Fica o histórico sem ninguém atrás — números e datas — e ficam as faturas, que a lei fiscal obriga a conservar e que não guardam cópia do nome nem do NIF.

As cópias de segurança da base de dados são conservadas durante sete dias, pelo que um dado apagado pode sobreviver nelas até esse prazo decorrer.

Na aplicação, em Conta, pode pedir o apagamento da sua conta. O pedido chega ao seu ginásio, que tem 30 dias para lhe dar resposta, e pode cancelá-lo enquanto estiver pendente. Quem apaga é o ginásio, porque é ele o responsável pelos seus dados — e porque apagar a conta sem passar por ele deixaria para trás coisas que só ele pode encerrar, como uma autorização de débito directo em vigor.

Pode também fazê-lo sem instalar nada, em kbgymflow.com/eliminar-conta.

Tem direito a saber que dados existem sobre si, a corrigi-los, a pedir que sejam apagados, a opor-se a determinados tratamentos, a pedir a limitação do tratamento e a receber os seus dados num formato que possa levar consigo.

Para os seus dados de aluno, dirija-se ao seu ginásio — é ele o responsável, e nós só podemos actuar quando ele nos instrui. Para os dados de que somos responsáveis (uma conta de staff, um contacto comercial), escreva-nos para [email protected]. Respondemos no prazo de um mês.

Se achar que os seus dados não estão a ser tratados como deviam, pode apresentar queixa à Comissão Nacional de Protecção de Dados (CNPD).

O que podemos afirmar com rigor, porque está no código e é verificável:

• Todo o tráfego entre o seu equipamento e os nossos servidores vai cifrado.
• As credenciais que cada ginásio nos confia para a faturação e para as cobranças são guardadas cifradas, com uma chave que não vive na base de dados — quem obtivesse uma cópia da base não as conseguiria ler.
• Os ficheiros que entrega (contratos, atestados) ficam num armazenamento fechado, e os endereços para os descarregar são temporários.
• As operações sensíveis ficam registadas num diário de auditoria: que conta, que operação, quando.
• Os dados de cada ginásio são separados dos dos outros em todas as consultas da aplicação, e a base de dados tem uma segunda camada de regras por cima disso.

E o que não vamos afirmar, para não prometer o que não é verdade: não lhe dizemos que não conseguimos ver os seus dados. A chave que decifra as credenciais está no nosso servidor, e quem administra o sistema tem, por necessidade técnica, acesso à base de dados. O que fazemos é limitar quem o tem, registar o que é feito, e não usar esse acesso para outra coisa que não seja operar e reparar o serviço.

A aplicação é usada por menores inscritos em ginásios, e nesses casos os dados do encarregado de educação — nome, relação, contactos — ficam associados à ficha do menor. O encarregado não tem conta própria.

Não há criação de conta pública: só se entra por convite do ginásio, e é o ginásio que verifica a idade e recolhe a autorização do encarregado quando ela é necessária.

Quando o alterarmos de forma substantiva, mudamos a versão indicada no topo da página e a data a partir da qual passa a valer. Vale sempre a versão publicada aqui.